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职能正确是管理规范的基础
2012年03月22日 推荐分享 暂无评论 ⁄ 被围观 2,068 views+

在现代组织管理中,有个大家都知道的词叫做“职能部门”,可是,什么是“部门职能”?什么又是一个部门的正确职能,说得上来的人可能就不多了。即使在一些管理学专著里,对“职能”一词的解释也是含糊缠杂,难以让人信服。

在社会管理中,当我们评价一种社会乱象时,往往看到最多的一句话就是抱怨“职能部门不作为”,可是,说这句话的时候,我们大多是从感性的角度出发的一种抱怨,认为职能部门之所以不作为,是因为负责职能部门的人“不负责任”而导致的“职能缺失”,而把不负责任又归结于是体制问题,结果,问题就偏离了事务的本质。导致“职能缺失”这个问题长期得不到解决。

其实,要解决这个问题我们还得从“管理技术”这个层面去思考,要先弄明白什么才是一个部门的“正确职能”。

比方说“财务部”,几乎所有企业都有这个设置。但是,在95%以上的企业中,财务部都只承担了“财务核算”和“现金管理”这个最基本的职能。说白了,就只是发挥了一个会计和出纳的作用而已。而在现代管理概念中,财务部必须承担的是财务流程规划、资金管理、成本管理、财务稽查等综合职能。“流程规划、资金管理、成本管理、财务稽查”等才是它的正确职能。要是一个部门只有会计和出纳功能,就绝对不能叫做“财务部”,干脆撤掉好过,免得挂羊头卖狗肉。

我曾经去过一家销售型企业做咨询,在这家近600人的销售型企业里,职能部门就有十三个之多。什么营销部、市场部,人力资源部、财务部、物流部、产品管理部、总办、信息部、工程部、采购部、客服部、饰品氛围部、质量管理部等等一应俱全。可是,除了财务部、信息部主管相对稳定以外,其他部门主管一年几乎不停地更换,做上一年的人就很少。其中,市场部、营销部天天吵架,产品部、饰品部消极怠工,几年下来,公司无从规范,也没有任何管理沉淀,老板为此头疼不已。

在调查中我们发现,市场部、营销部、客户部几乎天天吵架,有问题根本无法追究。而产品部、饰品部的主管和员工们则整天晃来晃去,根本就不知道自己该干什么。今天被老板派去卖场,明天又会被叫去仓库,而老板对这些部门抱怨也是特多,认为这些人不作为,这里其实就有一个最关键的问题,公司没有对这些职能部门的正确职能进行清析的规划,导致职能重叠所致,部门之间根本无所适从。

在管理实践中,很多人喜欢把职能和职责混为一谈,其实,职能是部门的、职责是个人的,而职能也是岗位职责的基础。每个部门必须在充分明确了自己的正确职能之后,才能去思考要承担这些职能需要配备什么样的职位,每个职位需要承担什么样的责任,需要什么样的任职资格和条件,每个需要需要配备几个人等等,否则,所有的岗位设计都只是一种拍脑袋行为。

在组织管理中,挂羊头卖狗肉的情况比比皆是。比方说大部分企业的人事部做的都不是人事,大部分的品质部都只会搞检验,大部分财务部只会做会计,大部门的生产管理只会做跟单,甚至连单都跟不了。其实,在上述案例中,总经理办公室的正确职能应该是:组织战略研究、组织规划与设计,内部管理督导与稽查等,而决不只是“上传下达”的简单职能,这只是一个秘书的职能。而人力资源部的正确职能是“人事政策研究、人事流程设计、人力资源开发及文化建设”等,要是只会做招聘的话,就干脆叫做人事部还实际得多。

职能正确才是组织管理规范的基础。所以,要想提升组织管理效率,就必须先进行规范管理,要保证组织管理规范,就必须对整个组织的职能进行全面规范,明确每个部门的正确职能,决定什么部门该设,什么不该设,这样才能一劳永逸。

 


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